コピー機・複合機を導入するならリースがお勧め！！リース契約の良さとは？！

コピー機や複合機を新しく設置する際、新品を購入するかリースにするかで悩んでいると言う企業も多いでしょう。現在、最も導入形式として多いのがリース契約でコピー機や複合機を設置する方法です。ここでは、コピー機や複合機をリースする良さについてお届けします。

コピー機・複合機と家庭用プリンターとの違いとは？

自分で家庭用プリンターを持っている方は多いかと思いますが、ドキュメントをプリントしたり、年賀状を印刷したり、家庭内で使用する分には便利なプリンターですよね。しかし、会社で使用するとなると家庭用プリンターでは機能が足りません。では、複合機・コピー機とプリンターの違いは皆さん分かっているでしょうか。機能性の違いを理解して、今後の業務や会社の目指す形態を見据えて、最適なコピー機を選んでいく事がポイントです。

コピー機と複合機は別物

コピー機は、一般的に複合機とも言われていますが、厳密には2つの機械には違いがあります。コピー機は、原稿をスキャンし、複写する目的の機能のみが備わった機械、一方、複合機は、コピー機能の他にも、FAX機能、スキャン機能、プリンター機能等が備っている、多機能機械になります。しかし、現在はコピー機能のみが搭載されているコピー機よりも、多機能な機能が搭載された複合機が一般的に多く使用されています。なので、コピー機と複合機は同じ位置付けで、コピー機能・FAX機能・スキャン機能・プリンター機能等、複数機能が複合して１台に集約された機械になります。

プリンター

プリンターは、パソコンで作成したデータを印刷する機能が備わっている専門機械です。コンパクトな大きさなので、デスクの上に置いて使用する事ができます。搭載されている機能が限定されているので多くの機能を扱う事はできませんが、導入費用のコストが抑えられ、待機電力や消費電力が少ないと言う点がメリットです。

コピー機・複合機をリースして導入するメリットとは？

昨今、コピー機や複合機は多機能化しており、機械の機種を選ぶ際には使用目的を明確にして選別する事が機械選びに失敗しないポイントです。現在は、様々なメーカーが存在しており、各機種によっても機能は変わってきます。では、一般的にコピー機・複合機を導入するメリットを4つ紹介したいと思います。

① 高い生産性を期待する事ができる

コピー機・複合機は、印刷スピードが速いので高い生産性を期待する事ができます。印刷のスピードについてはコピー機の機種によって違いますが、基本的に最近の機種は印刷スピードが速くなっており、印刷スピードが遅くて作業がはかどらず困ると言う事はありません。
実際、印刷スピードを速くする為にコピー機・複合機に備わっている機能には、高速出力、両面出力、原稿高速読み込み等が挙げられます。これらの機能が機械に搭載されている機種が多いので、印刷作業の回転も高まり業務の効率化に繋がっています。例えば、仕事の会議資料で大量印刷する場合でも、手軽に簡単作業で資料作成をして準備できる事は大きな魅力となっています。

② コンパクトに作られている

コピー機・複合機は、機械としてコンパクトに作られています。例えば、従来のプリンターの機能は、コピー・ファックス・スキャナー等の機能が全て別になっていた為、職場に設置する際もオフィススペースを広くとっていました。しかし、現代のコピー機・複合機はこのような全機能を１台に集約しています。なので、オフィススペースも無駄に取る事も無く有効的に活用する事ができ、コンパクトにまとまっている点が魅力の一つです。

③ 省エネ効果で電気代削減

コピー機・複合機は、省エネ効果があるので電気代を削減する事ができます。例えば、従来のコピー機と言うのは、電源が入っている状態の場合は電力消費せず、エネルギーを常に放出した状態でした。なので、基本的に電源を切る事をしないコピー機は電気代が高くついていました。しかし、最近のコピー機・複合機と言うのは、機械に省エネ機能が搭載されている機種が多く、印刷していない時には消費電力を抑える事を実現しています。なので、従来の機械に比べて電気料金節約が可能になっているのです。会社でエコを考えている場合には、コピー機・複合機にエコ機能が搭載されている機種を選ぶのがお勧めです。

④ 業務効率アップに繋がる

最近のコピー機・複合機は、ネットワークにも対応しているので業務効率アップに繋げる事ができます。従来のコピー機は、コピーをしたい場合には必ずコピー機まで自分が足を運んで印刷する必要がありました。しかし、最近の機種と言うのは、パソコンからコピー機に直接データを送る事が可能になっており、足を運ばずとも印刷をかける事がきるようになっています。仕事中に印刷するためにデスクを離れる必要がないので、業務効率がアップすると言う点も魅力になっています。

このように…

コピー機・複合機の導入のメリットを知る事で、自分が実際にコピー機・複合機を活用する用途に見合う機種を選択する事ができますよね。機種選びに後悔しない為にも、メリット内容を参考に導入について考える事がお勧めです。

コピー機・複合機のリースがお勧めの理由とは？

① 初期費用を抑える事ができる

コピー機・複合機を購入するとなると、初期費用に多額のお金が必要となります。一方、リース契約の場合は、機器を購入する際に必要となる初期費用調達をリース会社の方で代行してくれます。なので、導入の初期費用を抑える事ができるのです。
例えば、銀行からコピー機・複合機の初期費用を借りる場合にも、初期費用をリース同様に抑える事が可能です。しかし、金額や企業経営状態によっては、借り入れ審査が通らない場合もあるので、前以て認識しておく事が必要です。

② コスト把握が容易になる

コピー機・複合機と言うのは、固定資産です。なので、コピー機・複合機を購入した場合には、固定資産税や減価償却費用のコストが購入者の負担となっています。また、事故・盗難防止に備えて動産保険のコストも購入者が負担します。コピー機・複合機の導入台数が増えると、一層、財務管理が複雑になってきます。
一方、コピー機・複合機のリース契約では、固定資産税、減価償却費用、動産保険等は全てリース会社負担になります。また、契約期間中の費用も固定なので、財務管理やコスト把握が容易な所もリース契約の良さの一つとなっています。

③ 管理事務が不要になる

コピー機・複合機を購入する場合、固定資産税、減価償却費、動産保険等、様々な事務作業は購入者自身で行わなければなりません。特に、動産保険に関しては年に1回は棚卸し作業を行う必要があります。棚卸し作業と言うのは、コピー機・複合機の他にも多くの固定資産対象機器を使用している部門は負担が大きい作業です。しかし、リースする事で記帳、資金調達、償却事務等、事務作業が減ったり管理部門の合理化を図る事ができたりします。

④ 任意で利用期間を設定できる

コピー機・複合機のリースは、法定耐用年数を考慮する必要がない点もメリットの一つです。基本的にコピー機・複合機のリース契約期間と言うのは、法律で3年～6年となっています。一般的なリース契約期間は5年なのですが、契約期間が3年であってもコピー機・複合機をリース契約する事はできます。また、契約期間が終了した機械は返却するだけで済むので、面倒な返却手続きがありません。
しかし、コピー機・複合機を購入するとなると、法定年数に達するまでは購入者自身が機械の固定資産税を払い続ける事になります。コピー機・複合機の法定耐用年数は5年と定められているので、例えば、4年で機種更新する場合になると、残りの1年間の固定資産税を支払い続けるか、或いは、機械の除却処理を行って廃棄する必要があります。

⑤ 最新設備入れ替えが容易になる

コピー機・複合機の性能進化と言うのは早く、長年使い続けていると性能が古くなってきて、使い勝手に不便が出てくる事があります。また、保守・修繕の機会が多くなった場合には、業務作業にも支障をきたしますよね。頻繁に機械を買い直すとコストが高くついてしまい、経済的にも優しくありません。しかし、コピー機・複合機をリース契約で使用すれば、契約期間を短く設定すれば、また新たに契約する際に新しい機器をリースする事ができる利便性があります。リースする事で、一定周期で最新機種に入れ替える事も容易になります。